¿Cómo mejorar de manera significativa la productividad del equipo con la automatización del flujo de trabajo?

Desde recopilar con facilidad datos de los clientes o del personal hasta agilizar la gestión de las tareas diarias de su equipo, existe una solución perfecta para casi todas las tareas repetitivas que pueda tener. Microsoft Power Automate utiliza flujos para enlazar subservicios de diferentes aplicaciones. El uso de flujos automatizados le permitirá delegar tareas con mayor precisión, optimizar sus procesos y hacer que el trabajo de su equipo alcance niveles de alta eficiencia. 

La búsqueda constante de un nivel óptimo de productividad se remonta a los inicios de la primera revolución industrial. Estamos al borde de la cuarta revolución industrial, que depende de Internet para la mayoría de las tareas. Y se plantea la cuestión de cómo transformar los procesos empresariales para adaptarlos a esta era digital.  

En el mundo empresarial y tecnológico, se delegan a menudo varias tareas basadas en normas a los empleados de la empresa. Con el aumento del uso de la tecnología, ahora hay disponibles diferentes soluciones que ayudan a frenar la amenaza de la ineficacia. El proceso denominado automatización del flujo de trabajo es una de estas soluciones.  

La automatización del flujo de trabajo implica la creación de acciones automatizadas para ayudar a realizar los pasos necesarios para alcanzar los objetivos empresariales. En este proceso, las tareas se comparten y completan entre sistemas, basándose en normas empresariales predefinidas. Otro término similar a la automatización del flujo de trabajo es la automatización robótica de procesos (robotic process automation, RPA). Mientras que la automatización del flujo de trabajo abarca la racionalización del flujo entre las actividades laborales en todo un proceso, la RPA define cómo se automatizan los procesos de trabajo individuales.  

Por tradición, muchas tareas, como la tramitación de solicitudes por parte del Departamento de RR.HH., se ejecutan a mano, con un equipo que revisa al detalle todas las cartas. Con una herramienta RPA, puede reducir de manera significativa el tiempo de procesamiento. La herramienta puede extraer datos de un programa de recojo de datos como Microsoft Forms y tomar decisiones predefinidas basadas en la información facilitada. Asimismo, puede automatizar el recojo de datos en interfaces de usuario, solicitar correos electrónicos cuando se crea un nuevo archivo en SharePoint, clasificar y convertir de manera automática las entradas de los clientes en archivos PDF, automatizar procesos de inteligencia artificial y mucho más. 

Las posibilidades de automatización del flujo de trabajo son infinitas, en especial cuando se combinan los productos de Microsoft Office con Microsoft Power Automate. Sus equipos también pueden crear flujos juntos a través de diversas plataformas. 

Cuando se automatizan las tareas, se puede decir adiós a los errores humanos. La automatización minimiza la posibilidad de errores o descuidos y elimina muchos procesos manuales en los que pueden producirse errores. Los miembros de su equipo también pasarán menos tiempo trasladando datos de una aplicación informática a otra. Imagine el número de horas que podría ahorrar en toda su organización si automatizara la mayoría de estas tareas con una mínima intervención humana. 

Asimismo, es importante señalar que el proceso de automatización, al ser un procedimiento unidad por unidad, aportará una visión profunda de su ciclo de flujo de trabajo. Esta claridad recién encontrada revelará barreras y pérdidas de tiempo que no eran perceptibles al utilizar su enfoque de flujo de trabajo tradicional. 

Con la representación de los distintos procesos empresariales como unidades de diagrama de flujo y la evaluación de la función de cada unidad, toda la organización se beneficiará de una comprensión más clara de todo el flujo de trabajo y de las principales funciones de cada personal. 

Con la actual situación sanitaria mundial y las incertidumbres a las que se enfrentan las empresas, Microsoft ha creado una aplicación RPA que puede integrarse con facilidad a Microsoft Power Apps, el conjunto de herramientas de automatización de flujos de trabajo de Microsoft. Esta aplicación permite a las empresas organizar el intercambio de información y la colaboración en equipo. Estas funciones son especialmente necesarias en respuesta a las condiciones de desarrollo provocadas por la pandemia COVID-19. 

Power Automate, un servicio basado en la nube desarrollado por Microsoft facilita a los empleados directamente implicados en las operaciones diarias de la organización la creación de flujos de trabajo que automatizan tareas empresariales exhaustivas en varios servicios y aplicaciones. Debería considerar el uso de Power Automate si está intentando acercar las obligaciones de las soluciones empresariales a la empresa real o capacitar a los trabajadores de la línea de negocio para crear soluciones con las que puedan relacionarse fácilmente. Esto permitirá a los profesionales de TI y a los integradores de sistemas dedicar su experiencia a herramientas más avanzadas. 

Aunque en la actualidad es necesario que las empresas cuenten con un sistema de automatización de procesos u otro, algunos directivos no tienen la inclinación digital suficiente para implantar las soluciones necesarias. Sin embargo, pueden estar tranquilos y centrarse en otras tareas mientras delegan la automatización de sus flujos de trabajo o incluso la digitalización completa de sus sistemas en expertos experimentados. 

Microsoft Power Apps combina varias herramientas de Microsoft para funcionar. Los flujos se pueden crear al vincular las funcionalidades de más de 100 de sus herramientas empresariales favoritas, como SharePoint, Planner, Twitter, Mailchimp, Dropbox, Outlook y muchas más. 

Un ejemplo de una tarea que se puede automatizar al utilizar las aplicaciones antes mencionadas es la que crea una lista y realiza otras tareas de seguimiento de posibles clientes para las personas que tuitean en la cuenta de Twitter de su organización. 

Este flujo puede seguir de manera automática a las personas interesadas en su empresa, enviarles una respuesta pre-escrita, añadirlos a una hoja de cálculo que se le enviará de inmediato por correo electrónico para su aprobación o modificación y luego incluirlos en su lista de posibles clientes en Dynamics 365. ¡Hablando de un innovador hack de productividad de extremo a extremo! 

Con Power Automate, también puede obtener y gestionar aprobaciones en la web, su teléfono o incluso directamente desde su bandeja de entrada. 

La productividad y la eficiencia de los equipos son dos factores que influyen de manera directa en los costes y gastos generales de la empresa. Aunque la automatización de tareas triviales es una forma segura de mejorar rápidamente el rendimiento de las inversiones, lo más importante es que la automatización de funciones permite a los empleados y a las partes interesadas dedicar su tiempo y otros recursos importantes a las tareas básicas.  

Desde la organización de sus actividades diarias hasta la captación de posibles clientes, existen varias plantillas de automatización entre las que puede elegir o crear las suyas propias para adaptarlas a sus necesidades específicas.  

Los flujos de trabajo automatizados son un aspecto importante para seguir siendo competitivos en un futuro próximo. Empiece ya a racionalizar sus procesos para no quedarse atrás.